NAFTA zjednotila riadenie IT služieb na jednotnú modernú platformu

OMNICOM ako prémiový implementačný partner spoločnosti Xurrent (predtým 4me) s hrdosťou predstavuje ďalší úspešný príbeh implementácie, tentokrát pre spoločnosť NAFTA. 

Východiskový a cieľový stav

NAFTA a.s. je medzinárodná spoločnosť s rozsiahlymi skúsenosťami v oblasti skladovania zemného plynu a vývoja podzemných zariadení na Slovensku. NAFTA nedávno expandovala do Nemecka, čo prinieslo požiadavku transformovať miestny slovenský IT tím na poskytovateľa zdieľaných služieb pre dcérske organizácie. Budovanie úplne nového IT podporného tímu pre Nemecko by bolo neefektívne, nepraktické a príliš nákladné. Tiež by to nepodporovalo budúce obchodné plány na ďalšiu expanziu.

Pred implementáciou Xurrentu používala NAFTA riešenie Microsoft System Center Service Manager. Hlavným dôvodom zmeny riešenia bolo umožniť podporu rôznych obchodných jednotiek z jedného účtu podpory, čo nebolo možné s predchádzajúcim riešením. Hlavným cieľom bolo vytvoriť schopnosť podporovať podnikanie s budúcimi akvizíciami a expanziami do rôznych krajín.

Ivan Mazáň, vedúci IT oddelenia v NAFTA a.s. a zodpovedný za projekt, vysvetľuje: „Hľadali sme riešenie, ktoré by umožnilo podporu rôznych lokalít a krajín, teraz aj v budúcnosti, z nášho zdieľaného servisného centra na Slovensku pomocou jedného nástroja a platformy pre všetkých. Naše predchádzajúce riešenie nebolo vhodné, pretože nebolo možné mať rôzne podporné skupiny alebo domény.“

Architektúra Xurrentu s podporujúcimi doménami je jedným z hlavných dôvodov, prečo NAFTA vybrala Xurrent, pretože im umožňuje byť poskytovateľom zdieľaných služieb s pravou spoluprácou naprieč podnikmi. To je ideálne pre novú organizačnú štruktúru. Teraz majú samostatnú doménu pre NAFTA Speicher v Nemecku a samostatnú pre NAFTA na Slovensku. Ale je to tak integrované, že tikety plynule prechádzajú z Nemecka na Slovensko a naopak. V budúcnosti bude NAFTA expandovať aj na ďalšie lokality a krajiny.

Implementácia

Implementácia prebiehala v 2 etapách. Nemecko (NAFTA Speicher) začalo používať xurrent®v máji 2022 a NAFTA Slovensko nasledovala vo februári 2023. 

Ivan Mazáň: „Trvalo to len 4 týždne na implementáciu Xurrentu v Nemecku, čo bolo oveľa rýchlejšie, než sme očakávali. To, že Xurrent je cloudové riešenie a pripravené na použitie, určite pomohlo. Zvyčajne by som čakal, že implementácia ako táto by trvala asi 9 mesiacov so všetkými potrebnými krokmi.“

Pre NAFTA Speicher tím najprv zaviedol QA prostredie, aby sa uistil, že všetko funguje správne. Po technickej implementácii nasledovala fáza ladenia. Ivan Mazáň: „Keď sme to zaviedli do celej spoločnosti, očakávali sme nejaké problémy kvôli kultúrnym a jazykovým rozdielom. Nemeckí zamestnanci vo všeobecnosti odmietajú komunikovať v angličtine a nájsť nemecky hovoriacich ľudí na Slovensku je ťažké a drahé. Ale našťastie, Xurrent má automatický preklad, ktorý umožnil každému pracovať vo svojom jazyku, takže tu neboli žiadne problémy.“

NAFTA už bola zrelá v ITIL procesoch, užívatelia sa presunuli z jedného nástroja na druhý. Ivan Mazáň vysvetľuje: „Prechodná fáza zo starého ITSM nástroja na Xurrent bola jednou z najväčších výziev, pretože ľudia boli zvyknutí pracovať v starom nástroji, ktorý bol veľmi odlišný. Zrazu museli rozlišovať medzi incidentom a požiadavkou na službu, napríklad. Túto prechodnú fázu sme si trochu podcenili, ale vďaka vynikajúcej podpore implementačného partnera OMNICOM a niektorým školeniam sa všetko rýchlo vyriešilo.“

Počiatočné školenie poskytol implementačný partner OMNICOM, nasledovalo špecifické školenie pre menšie skupiny: administrátorov a manažérov pre schvaľovacie procesy. V súčasnosti školenie poskytuje miestny tím.

Kľúčové poznatky

V starom nástroji nebolo možné požadovať niečo z domu. Teraz s Xurrentom je prihlásenie z domu a mobilu možné. Mobilná aplikácia veľmi pomáha so schvaľovaniami v pracovných tokoch, čo bola najväčšia prieťah v starom nástroji. Teraz, keď ľudia musia niečo schváliť, dostanú okamžitú notifikáciu a môžu to schváliť aj z domu alebo mobilu.

„Xurrent je solídna investícia do budúcnosti. Pre nás je nákladovo efektívne poskytovať služby z nášho sídla na Slovensku, kde sú odborníci lacnejší než v západných krajinách. Architektúra Xurrentu s podpornými doménami v kombinácii s jazykovou funkciou nás pripravuje na poskytovanie služieb akejkoľvek budúcej dcérskej spoločnosti. Všetko na jednej platforme.“

Spokojnosť užívateľov

„Oceňujeme bezplatné týždenné aktualizácie v Xurrente; nástroj sa rýchlo vyvíja, čo je skutočný benefit. Xurrent naozaj počúva, čo zákazníci potrebujú. Všetky zlepšenia, ktoré som zatiaľ videl, sú skvelé. Je to všetko tam pre zákazníkov ako sme my, aby sme to používali, keď to potrebujeme.“

„Spokojnosť užívateľov je vynikajúca. Prešli sme zo starého nástroja s rigidnými možnosťami prístupu k službám. Od implementácie Xurrentu sme zaznamenali oveľa lepšie prijatie a dodržiavanie štandardných procesov a zvýšenú rýchlosť schvaľovania požiadaviek na služby.“ — Ivan Mazáň, vedúci IT v NAFTA

Celý úspešný príbeh je dostupný priamo na stránke Xurrent.